GE00804V - Communication

12 janvier : Règles de Communication et Powerpoint

OBJECTIFS : Mon objectif dans ce cours est de vous faire acquérir un minimum de connaissances et de savoir-faire dans des outils de communication qui risquent fortement de vous servir dans vos futurs... L'idée est que vous sachiez développer un produit "rétro-diffusé", un produit "papier", un produit "oral" et un produit "vidéo" pour vos présentations, entretiens, examens, prestations professionnelles...

REGLES DE BASE DE LA COMMUNICATION : Dans cette première partie (que nous ne ferons pas faute de temps !!!), beaucoup beaucoup d'informations sur la communication de base que je vous demande de tenter de digérer ! Ces informations ne sont pas valables simplement pour des outils comme Powerpoint, mais pour toute vos communications en général. Voici donc les liens qui vont vous permettre de passer en revue ces notions de base, essayez d'en retenir... l'esprit ! Je sais, ça fait beaucoup, mais c'est ça que je vais vous demander d'appliquer dans vos futures productions...

• Les règles de base de la communication visuelle (les diapos commentées que nous n'avons pas eu le temps de voir en cours)
• Un résumé de ces règles : les 120 commandements
• Quelques exemples concrets de "visuels" avant/après

Vous trouverez également 13 exemples de traitements de diapositives sur une playlist dédiée sur ma chaine Youtube (ces séquences commencent sérieusement à dater - désolé - mais l'esprit n'a pas changé !)

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PRISE EN MAIN POWERPOINT : Cette page reprend la séance que nous avons eu en présentiel essentiellement sous forme de séquences vidéos issues de ma chaîne Youtube. Il s'agit de l'ancienne version de Powerpoint, mais 99% des manipulations proposées sont plus ou moins dans les mêmes menus de la nouvelle version. J'ai repris les manipulations dans l'ordre suivi.

Je rappelle que l'objectif de cette prise en main est de vous faire aller, vite, bien et sans devoir revenir en arrière constamment. C'est le principal problème auquel vous allez être confronté : vous devrez faire une présentation en catastrophe (parce que vous vous y serez pris très tard !!!) et vous allez refaire 10 fois les mêmes erreurs au lieu de faire 1 fois une bonne chose ! Si vous suivez mes conseils, le temps que vous perdrez au départ vous le gagnerez 10 fois à l'arrivée !

LE BON RÉFLEXE : Prenez l'habitude, quand vous créez une diapositive, d'écrire d'abord dans la fenêtre commentaire (sous la fenêtre principale) tout ce que vous voulez ou allez dire. Puis, dans un deuxième temps seulement placer les éléments visuels de la diapositive en fonction de ce que vous avez écrit. Quand on fait un film, on écrit d'abord un scénario avant de tourner les scènes ! Avec Powerpoint, c'est pareil !!!

1- Démarrer : quand vous démarrez Powerpoint, commencez par vous demander quel format va avoir votre diapo. Aller dans le menu CRÉATION - (C'est également dans cette manipulation que vous pourrez fixer la taille de votre diapo si vous décidez (hélas !) de faire un poster avec Powerpoint)

2 - Faire un masque : si, dès le départ vous "fixez" sur un masque les couleurs, logos, noms, informations de "fond" (pensez à faire dans le discret et sur les côtés !) vous n'aurez plus à toucher à ces constantes. Menu AFFICHAGE : Masque des diapos. Attention, utiliser toujours le masque "mère" ! (premier masque)

3 - Insertion de texte : voici quelques trucs et astuces à propos du texte, que nous avons vu en cours (mais pas tous). Je répète : très peu de textes sur les diapos, 2 polices de caractères au maximum, jouer plutôt sur les tailles et espacements, attention aux polices "exotiques" que vous risquez de ne pas retrouver si vous changez de machine.

D'autres séquences liées au texte et qui pourraient vous être utiles :

• Choisir ses polices de caractères (font)
• Créer un effet "incrusté" sur un texte
• Positionner les textes par rapport aux images

4 - Insertion des images. Théoriquement, vous n'êtes légalement pas autorisés à copier/coller des images de l'Internet que si ces images ne sont pas libres de droits. Vous pouvez vérifier dans votre recherche d'images sur le moteur Google en allant dans le menu "outils" et "droits d'usage". Ce n'est pas parce que vous citez une source que vous êtes autorisés à utiliser cette source ! Par contre, rien ne vous interdit de "capturer" votre écran de visualisation en utilisant la touche "ImpÉcran" et d'aller retailler votre capture avec la fonction "rogner"...

D'autres séquences liées aux images qui pourraient vous être utiles :

• Comment mettre en valeur les images
• Comment retravailler une image
• Intégrer une image dans une forme

Aller, pour finir cette séance, quelques petits trucs et astuces de manipulation générale :

• Jouer avec la transparence
• Faire un copier/coller de plan pour montrer le cheminement
• Choisir ses couleurs
• Créer son propre style

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PLUS LOIN AVEC POWERPOINT : Ce chapitre reprend les quelques trucs et astuces qui viennent compléter la prise en main initiale de Powerpoint.

1-Les animations : Menu ANIMATION - le principe est d'affecter à un objet un "mouvement" à l'intérieur d'une diapo, soit de manière "manuelle" (en cliquant sur la souris) ou "automatique" en faisant démarrer le mouvement au bout d'un certain temps. On l'utilise pour ponctuer un discours (première partie, deuxième partie...) pour ménager un rythme. On peut également l'utiliser pour montrer un cheminement, un déplacement spatial. Attention : l'animation peut rapidement devenir un gadget inutile et contre-productif (principe des gifs animés !!). N'utiliser l'animation que si c'est vraiment utile dans la communication. L'oeil peut rapidement se perdre à tenter de suivre des "trucs" qui se baladent sur l'écran !!!

Voilà (toujours sur mes "vieilles" séquences vidéo, mais encore d'actualité !) la démarche pour faire des animations :

Un petit exemple d'utilisation des animations avec un effet zoom ici.

Quelques conseils pour les animations :

• Ne pas les multiplier : une ou deux sur une même diapo, pas plus
• Ne pas les varier : chosir UN type d'animation des objets et s'y tenir : les images apparaissent toujours avec un estompage par exemple
• Éviter les animations crispantes : rotations, effet boomerang, saut... c'est ridicule et énervant !
• Si vous animez du texte il doit venir de la gauche vers la droite et de haut en bas (en conformité avec le sens de lecture des écritures romaines - si vous écrivez en arabe par exemple, alors le texte viendra de la droite vers la gauche)
• Animer est un langage : si je fais une estompe ou une fondue au noir d'une image sur 3 ou 4 secondes j'exprimerai une sensation de lenteur, de douceur ; si je fais une entrée brusque d'un gros texte, j'exprimerai un choc, un coup d'éclat... pensez-y quand vous voulez "dire quelque chose".

Il existe un outil dont l'objectif de présentation est dans l'animation : PREZI - C'était un outil extrèmement intéressant que j'ai enseigné pendant des années jusqu'à ce qu'il devienne payant et "difficile" à contourner. Si vous êtes intéressé par PREZI, un essai gratuit ici. Un autre outil jouant énorménent sur les animations est assez irrésistible même s'il frise le gadget : PowToon (pour la contraction de Powerpoint et de Cartoon ce qui veut bien dire ce que ça veut dire !).

2-Transitions : Toujours dans la série des "mouvements" mais cette fois entre diapositives : les transitions. Comment donner un minimum d'effets en passant d'une diapo à une autre, Menu TRANSITION, mais je conseille de se mettre en affichage "trieuse de diapos" d'abord. Les clés de base sur une vidéo :

Mêmes conseils pour les transitions que pour les animations : Un seul type de transition pour toutes diapos - Pas "d'exotique" ou d'énervant - Donner un rythme - plutôt de la gauche vers la droite - faire simple et communicant

3 - Vidéos : Impossible de faire sans la vidéo désormais. Tout, partout, tout le temps est filmé ! Il peut être utile d'avoir quelques images animées au sein d'une présentation powerpoint, donc des films vidéos. Attention, le copier/coller des images ne fonctionne pas avec de la vidéo. Voici la technique de base pour importer des vidéos dans Powerpoint (attention, les vidéos, encore plus que les images, sont soumises à droits d'utilisation !!!). Désormais, vous avez également un mini mini banc de montage vous permettant de faire des plans de coupe dans la version 2013 :

Il existe de nombreux sites en ligne et outils vous permettant de "récupérer" des séquences vidéos depuis Youtube notamment, en voici une méthode via Fluvore. Mais je vous conseille fortement soit d'utiliser vos propres vidéos, soit d'aller sur des sites dont les vidéos sont gratuites. De plus, utilisez des vidéos dans vos powerpoints si elles ont un réel intérêt ! Si vous voulez montrer quelque chose. Si c'est pour faire joli, laissez tomber ! Il faut savoir également que quand une vidéo est insérée dans une diapo, le public va s'y fixer... parfois au détriment de la personne qui fait son discours... Allumez une télé dans un coin, plus personne ne vous écoute !!!! Pensez-y !

4 - Sauvegarder : Menu Fichier - Enregistrer. 3 formats indispensables quand vous enregistrez vos travaux : le format de base (présentation powerpoint) de type ppt ou pptx qui vous permet de travailler - le format d'exportation pour un utilisateur externe (diaporama powerpoint) de type pps qui est autonome et souvent non modifiable - le format "image" (jpg ou png) qui vous permet de sauvegarder chaque diapo sous forme d'images. La démo en vidéo :

Voilà, vous savez à peu près tout ce qu'il faut savoir sur Powerpoint. Je passe sous silence les sauvegardes avec narrations incluses. Si certains sont intéressés, je ne saurais trop recommander la séquence québecoise du CSSHC sur la démarche à suivre (avec en prime le merveilleux accent de la Belle Province !). Je vous invite également à aller regarder ma douzaine de séquences avant/après qui pourraient vous donner des idées ou vous éviter de faire des erreurs dont vous trouverez la play list ici.

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